Procedura interna
In ottemperanza alle normative vigenti, e in particolare al D.Lgs. 24/2023, Milestone si è dotata di una piattaforma informatica che permette di inviare, anche in forma anonima, segnalazioni aventi ad oggetto tutti gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, nonché le violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e del Codice Etico (Embracer Group Code of Conduct), che ledano l’interesse pubblico o dell’azienda e di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, a condizione che la violazione non sia legata ad un interesse personale che attiene esclusivamente al proprio rapporto con l’azienda.
In particolare, possono effettuare le segnalazioni:
- Dipendenti (anche in periodo di prova);
- Lavoratori autonomi e collaboratori;
- Dipendenti o collaboratori dei fornitori dell’azienda;
- Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività per l’azienda;
- Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività per l’azienda;
- Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza nell’azienda;
- Candidati e potenziali fornitori.
Milestone garantisce la piena tutela del segnalante, assicurando:
- la sicurezza della sua identità e dei fatti oggetto di segnalazione, nonché dell’identità dei segnalati e della reputazione di terzi nei casi in cui la segnalazione si rivelasse infondata. In tal senso la piattaforma costituisce lo strumento preferenziale per l’invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto idoneo a tutelare tali informazioni con apposite modalità informatiche. L’identità del segnalante rimarrà riservata e i suoi dati saranno accessibili solo ed esclusivamente al soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni, a meno che il segnalante stesso non presti il suo espresso consenso oppure se ne renda necessaria la divulgazione nel contesto di un procedimento giudiziario.
- La protezione da eventuali comportamenti ritorsivi e discriminatori, posti in essere nei confronti del segnalante per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione, aventi effetti sulle condizioni del rapporto intrattenuto dal segnalante con Milestone.
Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni, inoltre, i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018). La documentazione e i dati relativi alla segnalazione verranno conservati per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione, e comunque non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura.
La segnalazione deve essere effettuata con serietà e in buona fede e solo se si ha fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni siano vere.
Se venisse accertato che il segnalante ha effettato una segnalazione volutamente falsa, lo stesso potrebbe essere passibile di denuncia per calunnia o diffamazione, che possono portare anche all’irrogazione di una sanzione disciplinare anche di natura economica.
La segnalazione può essere effettuata:
- Preferibilmente in forma scritta, utilizzando la dedicata piattaforma aziendale (https://report.whistleb.com/message/milestoneitaly);
- In forma orale, chiedendo un incontro diretto con il gestore delle segnalazioni, nella persona del Responsabile delle Risorse Umane Dott.ssa Lucia Cappelli, da fissarsi entro il termine di 7 giorni dalla richiesta;
- Residualmente, inviando una mail all’indirizzo preposto per le segnalazioni riguardanti le violazioni del Modello Organizzativo 231/2001 non appena questo verrà attivato.
Il contenuto della segnalazione è libero, ma è importante che vengano comunicati più elementi possibili, al fine di agevolare le indagini interne.
Entro 7 giorni lavorativi, il segnalante riceverà dal soggetto incaricato della gestione della segnalazione, la conferma della presa in carico della stessa. Entro 3 mesi dalla presa in carico della segnalazione, durante i quali il gestore del canale potrà richiedere anche informazioni aggiuntive, il segnalante riceverà un riscontro.
Nel caso in cui ciò non avvenga, oppure il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, usando il canale di segnalazione interno, la segnalazione non abbia efficace seguito o possa determinare il rischio di ritorsione, è possibile utilizzare il canale di segnalazione esterna presso l’ANAC: Whistleblowing – www.anticorruzione.it